Od kiedy obowiązują nowe kasy fiskalne i kto musi je mieć?

Od 1 stycznia 2023 r. w sprzedaży dostępne są wyłącznie nowe kasy fiskalne w postaci kasy online, a obowiązek ich stosowania wynika z ustawy z 15 marca 2019 r. W praktyce najpierw objęto nim wybrane branże, a następnie cały rynek nowych urządzeń. Kluczowa zasada pozostaje stała: przedsiębiorca sprzedający towary lub usługi konsumentom oraz rolnikom ryczałtowym co do zasady ewidencjonuje sprzedaż na kasie. W wielu działalnościach obowiązek powstaje po przekroczeniu limitu 20 000 zł rocznego obrotu, a w części branż od pierwszej sprzedaży.

Od kiedy obowiązują nowe kasy fiskalne?

Standard kasy online został wprowadzony ustawowo 15 marca 2019 r., natomiast 1 stycznia 2023 r. stał się rynkowym domyślnym rozwiązaniem, ponieważ od tej daty można kupić już tylko urządzenia online. Oznacza to, że wszystkie nowe wdrożenia ewidencji sprzedaży opierają się na technologii przekazywania danych do systemu administracji skarbowej.

Czym są kasy online?

Kasy online to urządzenia rejestrujące sprzedaż z bieżącą transmisją danych do systemu administracji skarbowej. Stanowią one nowy standard ewidencji, który zastąpił wcześniejsze konstrukcje kas z kopią papierową lub elektroniczną w zakresie nowych zakupów. Dzięki temu organy skarbowe otrzymują informacje o sprzedaży bez konieczności ręcznego przekazywania danych.

Jak przebiegała wymiana rynku na kasy online?

Wymiana była stopniowa i zaczynała się od wybranych sektorów, którym wyznaczono konkretne daty uruchomienia ewidencji na urządzeniach online. Następnie rozszerzano dostępność technologii, aż do pełnego przejścia rynku nowych urządzeń na kasy online od 1 stycznia 2023 r. Ważne było także dopuszczenie dalszego użytkowania części starszych kas do czasu ich wyeksploatowania lub wymiany pamięci fiskalnej, co pozwoliło przedsiębiorcom na płynne dostosowanie się do zmian.

Harmonogram wdrożenia obejmował między innymi daty dla poszczególnych sektorów rynku: 1 lipca 2019 r. dla sprzedaży paliw, 1 stycznia 2021 r. dla usług gastronomicznych i hotelarskich, 1 lipca 2021 r. dla usług fryzjerskich, kosmetycznych, mechanicznych i wulkanizacyjnych, a 1 stycznia 2022 r. dla podmiotów działających w systemie Tax Free. Każdy z tych kroków przygotowywał grunt do pełnego wejścia w życie standardu online w nowych instalacjach od 2023 r.

Kto musi mieć kasę fiskalną?

Podstawowa reguła jest prosta i jednoznaczna. Jeżeli firma sprzedaje towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych to co do zasady ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej. To właśnie te dwie grupy nabywców determinują, czy pojawia się obowiązek instalacji kasy.

Wyjątkiem od tej zasady są zwolnienia przewidziane w przepisach, a także sytuacje, w których rodzaj wykonywanej działalności wymusza ewidencjonowanie od pierwszej sprzedaży. W każdym przypadku punktami odniesienia są typ nabywcy, rodzaj sprzedawanych towarów lub usług oraz poziom osiąganego obrotu.

Jak działa limit 20 000 zł rocznego obrotu?

W wielu działalnościach obowiązek posiadania kasy powstaje dopiero po przekroczeniu limitu 20 000 zł rocznego obrotu ze sprzedaży na rzecz konsumentów oraz rolników ryczałtowych. Limit dotyczy przychodów z tych właśnie transakcji i jest badany w ujęciu rocznym. Do momentu jego przekroczenia przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia podmiotowego, o ile nie wykonuje czynności, które wymagają ewidencji od pierwszej sprzedaży.

Po przekroczeniu progu 20 000 zł zwolnienie wygasa i przedsiębiorca ma obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie we właściwym terminie zgodnym z aktualnymi przepisami. Mechanizm ten chroni drobną sprzedaż przed nadmiernymi obciążeniami, a jednocześnie zapewnia pełną ewidencję po osiągnięciu istotnego poziomu obrotu.

Kiedy kasa jest obowiązkowa od pierwszej sprzedaży?

Istnieją branże, które muszą prowadzić ewidencję na kasie od pierwszej sprzedaży, niezależnie od wysokości obrotu. Dotyczy to między innymi usług fryzjerskich, kosmetycznych, gastronomicznych, hotelarskich, mechaniki pojazdowej oraz wulkanizacji. W tych działalnościach nie stosuje się progu 20 000 zł, co oznacza, że ewidencję na kasie należy rozpocząć natychmiast po uruchomieniu sprzedaży.

Czy stare kasy mogą być jeszcze używane?

Starsze urządzenia nie zostały wycofane z dnia na dzień. Dla wybranych podatników dopuszczono ich dalsze stosowanie do czasu wyeksploatowania albo do momentu konieczności wymiany pamięci fiskalnej. Jednocześnie od 1 stycznia 2023 r. rynek nowych urządzeń to wyłącznie kasy online, co w praktyce oznacza, że każdy nowy zakup kasy to już technologia online.

Jakie zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obowiązują?

Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie są regulowane w rozporządzeniach Ministra Finansów i mogą się zmieniać w czasie. Obejmują one zarówno zwolnienia podmiotowe, wynikające z wielkości obrotu, jak i zwolnienia przedmiotowe, odnoszące się do określonych rodzajów czynności. Aktualne akty prawne przewidują okresy obowiązywania, a jednym z wyznaczonych przedziałów jest czas od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2027 r., co pozwala planować obowiązki w horyzoncie kilku lat.

Zmiany w rozporządzeniach mogą wpływać na zakres wyłączeń oraz na listę czynności, które nadal nie wymagają kasy lub które zaczynają podlegać ewidencji. Dlatego przy ocenie obowiązku istotne jest regularne weryfikowanie aktualnych regulacji.

Co w praktyce decyduje o obowiązku kasy?

O obowiązku stosowania kasy decydują trzy czynniki rozpatrywane łącznie. Pierwszym jest rodzaj nabywcy, ponieważ sprzedaż do konsumentów oraz rolników ryczałtowych najczęściej wymaga ewidencji. Drugim jest rodzaj sprzedawanych towarów lub usług, gdyż część działalności podlega wymogowi od pierwszej sprzedaży. Trzecim jest wysokość obrotu, która w wielu przypadkach warunkuje utratę zwolnienia po przekroczeniu limitu 20 000 zł rocznie.

Mechanizm obowiązku ma charakter dwuetapowy. W działalnościach określonych przez przepisy jako obowiązkowe ewidencjonowanie następuje natychmiast. W pozostałych przypadkach przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia do czasu przekroczenia limitu lub do czasu utraty prawa do zwolnienia na skutek zmiany zakresu czynności.

Od kiedy obowiązują nowe kasy fiskalne i kto musi je mieć? Podsumowanie

Od 1 stycznia 2023 r. wszystkie nowe urządzenia dostępne w sprzedaży to kasy online, a ich stosowanie wynika z ustawy z 15 marca 2019 r. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych powoduje konieczność ewidencji na kasie, przy czym w wielu działalnościach obowiązek ten pojawia się po przekroczeniu limitu 20 000 zł rocznego obrotu. W wybranych branżach ewidencjonowanie jest wymagane od pierwszej sprzedaży. Zwolnienia z obowiązku są określane rozporządzeniami i mogą się zmieniać, co wymaga bieżącej weryfikacji przepisów.

Jeżeli chcesz w jednym zdaniu: kto musi je mieć to każdy, kto sprzedaje konsumentom lub rolnikom ryczałtowym, z uwzględnieniem progu 20 000 zł i wyjątków, w których ewidencja jest wymagana od razu.